Tái cấu trúc năng suất chất lượng, Doanh nghiệp phải
thay đổi tư duy
Sau chuyến đi tu nghiệp Chuyên gia thực hành năng suất
cao cấp do Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) tổ chức ở Malaysia; Giảng viên là những
chuyên gia giàu kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức chuyên môn của Nhật Bản, Hàn
Quốc, Malaysia; Tận mắt tham quan mô hình thực tiễn tại 3 Nhà máy là AUTOKEEN
(Nhà cung cấp chi tiết cơ khí, phụ tùng xe hơi cho Proton, Pedoit, Nissan, …),
SAMSUNG SDI (thành viên của tổ hợp Tập đoàn SAMSUNG ở Malaysia), PROTON (hãng
xe hơi quốc gia của Malaysia); Được trao đổi kinh nghiệm với gần 20 học viên đến
từ các vùng lãnh thổ và nền kinh tế của Châu Á. Ông Nguyễn Quốc Minh, Giám đốc Công ty CP Quốc Tế Minh Quân (IMQ
CORPORATION), đại diện duy nhất của Việt Nam tham dự đã tổ chức buổi chia sẻ
thông tin về kết quả khóa học và những cơ hội cho doanh nghiệp Việt Nam trong
việc tái cấu trúc mô hình năng suất chất lượng, đối chiếu với các mô hình Nhật
Bản, Hàn Quốc và quá trình áp dụng thực tế tại Malaysia.
Mô hình năng suất chất lượng hiện nay tại doanh nghiệp
Việt Nam
Theo quan điểm
truyền thống trước đây, năng suất được tính bằng số lượng sản phẩm làm ra trong
một đơn vị thời gian tại một khu vực nhất định (thông thường là theo công đoạn),
ví dụ: công nhân A may được 20 sản phẩm / giờ (150 sản phẩm / ngày). Từ đó mới
sinh ra việc tính lương sản phẩm và phân ra lao động trực tiếp, gián tiếp. Với
các tính này thì khoa học quản lý và sự phối hợp đồng bộ các quá trình sản xuất
chưa được đề cao do quan điểm sản phẩm làm ra đến đâu sẽ hưởng đến đó ảnh hưởng
đến việc quan tâm cải tiến năng suất chất lượng, nâng cao giá trị sản phẩm của
cả công nhân, các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp. Mô hình năng suất hay mô
hình cạnh tranh sử dụng ở đây thuần túy chỉ là vốn tiền mặt (tự tích lũy; vay
mượn từ người thân, bạn bè và ngân hàng thương mại); lao động (giản đơn, trình
độ thấp); đất đai (làm nhà xưởng và thế chấp ngân hàng vay vốn lưu động …) với
hệ lụy kèm theo là sự gia tăng chóng mặt của tín dụng và sản phẩm với chất lượng
và giá trị thấp, lạm phát, tăng chi phí lương và cuối cùng có thể dẫn đến phá sản.
Mô hình này hiện nay đã lỗi thời do không tính đến giá trị thương hiệu, tri thức
(chất xám) của người lao động và khả năng sáng tạo cải tiến không ngừng của
doanh nghiệp.
Cải tiến không ngừng, nâng cao giá trị sản phẩm, lấy
“tiết kiệm là lợi nhuận” làm phương châm kinh doanh, là lối thoát duy nhất hiện
nay của tất cả chúng ta
Theo quan điểm
hiện đại thì năng suất mang tính tổng hợp và toàn diện, bao gồm tất cả các yếu
tố chi phối quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể năng suất được tính bằng cách
lấy tổng giá trị đầu ra chia cho tổng giá trị đầu vào.
NĂNG SUẤT
= GIÁ TRỊ ĐẦU RA / GIÁ TRỊ ĐẦU VÀO
(được
hiểu như CHẤT LƯỢNG hay HIỆU QUẢ)
Với công thức này thì ta sẽ
có 5 cách tăng năng suất như sau
Cách 1: Thực hiện đồng thời giảm giá trị
đầu vào và tăng giá trị đầu ra
Cách 2: Cố định giá trị đầu ra và giảm
giá trị đầu vào
Cách 3: Cố định giá trị đầu vào và tăng
giá trị đầu ra
Cách 4: Tăng giá trị đầu vào ít hơn tăng
giá trị đầu ra
Cách 5: Giảm giá trị đầu vào nhiều hơn
giảm giá trị đầu ra
Liên tục thực hiện việc
này là trách nhiệm của doanh nghiệp với người tiêu dùng, từ đó tăng khả năng cạnh
tranh trong nền kinh tế thị trường. Như vậy thì con người và tri thức đóng vai
trò trung tâm và là động lực thúc đẩy toàn diện quá trình cải tiến, tăng năng
suất chất lượng.
Thực tiễn triển khai và những điểm cần
lưu ý
Với nhận thức như trên thì quá trình tái cấu trúc năng suất chất lượng phải
đặt trọng tâm vào con người và khoa học quản lý hơn là đầu tư mới máy móc thiết
bị. Việc này là thay đổi cả một tư duy, đòi hỏi sự quyết tâm và phối hợp thực
hiện đồng bộ từ tất cả các cấp quản lý doanh nghiệp. Đối với quản lý cấp cao, đứng
đầu là Giám đốc điều hành phải là người
đi đầu, gương mẫu trong việc thay đổi tư duy và thực hiện cải tiến liên tục
năng suất chất lượng, cung cấp đầy đủ nguồn lực (đặc biệt là thời gian và nhân
sự), thực sự coi chất lượng là ưu tiên đầu tiên của mọi hoạt động doanh nghiệp,
luôn bám sát hiện trường sản xuất và thực tiễn sản xuất. Hàng ngày đều bỏ ra ít
nhất 1 giờ đồng hổ để xuống Nhà máy “GEMBA”, nói theo người Nhật là đi hiện trường,
quan sát hiện vật, tìm hiểu hiện trạng và cải tiến cùng với nhân viên. Có như vậy
lãnh đạo mới nắm bắt tốt tình hình và có những quyết định phù hợp với sự thay đổi
chóng mặt hiện nay của thị trường. Đối với quản lý cấp trung thì cần có thái độ
học tập và suy nghĩ tích cực, tìm tỏi, sáng tạo những phương pháp mới, quan tâm
tới sự vật xung quanh, chú trọng sự hợp tác và hỗ trợ giữa các bộ phận trong việc
cải tiến, hăng hái triển khai việc cải tiến tại đơn vị trực tiếp quản lý và
gương mẫu trong việc thực hiện cải tiến liên tục hàng ngày. Đối với công nhân,
nhân viên phải ngay lập tức tham gia học tập các phương pháp tư duy, làm việc
chủ động, cải tiến và giải quyết vấn đề một cách triệt (thực hiện KAIZEN) để gia
tăng hiệu quả thời gian làm việc (vệ sinh máy móc, nơi làm việc, suy nghĩ cải
tiến…).
Quá trình triển khai thực tế tại Malaysia đã chứng minh tính đúng đắn và
khả năng thành công của việc tái cấu trúc mô hình năng suất chất lượng. Qua 3
chuyến tham quan thực tế tại 3 nhà máy với các qui mô khác nhau, sản phẩm khác
nhau nhưng việc thực hiện các chương trình cải tiến đều được thực hiện rất tốt,
đặc biệt với sự thống kê cụ thể ở Nhà máy SAMSUNG SDI với số lượng công nhân
khoảng 750 người nhưng số lượng cải tiến đã thực hiện thành công
trong các tháng được thống kê như sau:
Tháng 05/2011:
1,003
Tháng 06/2011:
1,148
Tháng 07/2011:
1,398
Tháng 08/2011:
1,350
Tháng 09/2011:
1,401
Như vậy bình quân mỗi
tháng một người công nhân có từ 1 đến 2 cải tiến. Đây thực sự mang lại năng suất
chất lượng và giá trị gia tăng khủng khiếp cho doanh nghiệp. Hãy thử tính mỗi cải
tiến này mang lại lợi ích mỗi năm là 1,000 đô la Mỹ thôi thì hàng năm doanh
nghiệp đã tăng lợi nhuận thêm hàng chục triệu đô la. Đó chính là giá trị của
tri thức và chất xám, của tư duy sáng tạo, đổi mới không ngừng.
Trả lời Câu hỏi Khách hàng tham dự Hội
thảo
Khi tiến hành tư vấn cải tiến năng suất
chất lượng, doanh nghiệp và chuyên gia cần phối hợp như thế nào? Kiến Trúc Sư
Nguyễn Thành Tân, Tổng Giám đốc Công ty CP Tư vấn Thiết kế Xây dựng SAGEN
Trả lời:
Việc cải tiến năng suất chất
lượng là vấn đề liên quan đến thực tế kinh doanh nên cần có sự chuẩn bị đầy đủ
từ cả hai bên tư vấn và khách hàng. Về phía doanh nghiệp cần chuẩn bị những
thông tin cần thiết về hoạt động hiện tại như các qui trình công việc, thời
gian thực hiện, đối tượng khách hàng, những vấn đề cần giải quyết ...; Lãnh đạo
phải thúc đẩy nhu cầu đổi mới và đột phá đến từng nhân viên, tham gia cùng với
mọi người, giành nhiều thời gian hơn cho việc cải tiến chất lượng và nắm bắt
thông tin hiện trường (cần thống kê cụ thể tổng số thời gian này theo tháng). Đối
với chuyên gia tư vấn phải tìm hiểu và nắm bắt lĩnh vực và công việc cụ thể của
doanh nghiệp, thành thạo các công cụ và phương pháp cải tiến năng suất chất lượng
để có thể ứng dụng phù hợp (5S, Kaizen Teian, PDCA, 7 Công cụ thống kê chất lượng,
7 Lãng phí trong sản xuất kinh doanh của Toyota, Hạch toán dòng chảy nguyên vật
liệu – MFCA ...), có kỹ năng truyền đạt và chuyển giao phương pháp giải quyết vấn
đề đầy đủ cho các nhân sự liên quan để góp phần tạo thành nguồn nhân lực hiệu
quả tại chỗ thực hiện các dự án cải tiến.
Làm thế nào để gia tăng năng suất chất
lượng (cụ thể) trong quá trình sản xuất? Phương pháp tăng hiệu quả tiếp xúc khách
hàng? Nên tham khảo tài liệu gì để biết thêm về các phương pháp cải tiến năng
suất chất lượng? Trần Minh Hòa, Trưởng Phòng Kế hoạch Kinh
doanh Công ty CP Tư vấn Thiết kế Xây dựng
SAGEN
Trả lời:
Đề gia tăng năng suất chất
lượng (cụ thể) trong quá trình sản xuất ta phải bắt đầu từ những thông tin, dữ
liệu và căn cứ cụ thể. Tuy nhiên về cơ bản thì việc cải thiện hiệu quả đều bắt
nguồn từ công thức
NĂNG SUẤT
= GIÁ TRỊ ĐẦU
RA / GIÁ TRỊ ĐẦU VÀO
(được
hiểu như CHẤT LƯỢNG hay HIỆU QUẢ)
Với công thức này thì ta sẽ
có 5 cách tăng năng suất như sau
Cách 1: Thực hiện đồng thời giảm giá trị
đầu vào và tăng giá trị đầu ra
Cách 2: Cố định giá trị đầu ra và giảm
giá trị đầu vào
Cách 3: Cố định giá trị đầu vào và tăng
giá trị đầu ra
Cách 4: Tăng giá trị đầu vào ít hơn tăng
giá trị đầu ra
Cách 5: Giảm giá trị đầu vào nhiều hơn
giảm giá trị đầu ra
Công việc này đòi hỏi sự
suy nghĩ và nỗ lực dấn thân, thực hiện cải tiến của từng cá nhân là trước tiên.
Hãy cố gắng cải thiện, thay đổi từng chút một và không ngừng nghỉ. Từ đó ta sẽ
thấy niềm vui và ý nghĩa trong từng công việc của mình. Về cách thức, như đã đề
cập ở trên, chúng ta có thể tham khảo một số phương pháp cơ bản mang tính nền tảng
trước như 5S, Kaizen Teian, PDCA, 7 Công cụ thống kê chất lượng, 7 Lãng phí
trong sản xuất kinh doanh của Toyota, Hạch toán dòng chảy nguyên vật liệu –
MFCA ... Các tài liệu về những nội dung này đều rất phổ biến. Vấn đề không phải
ở tài liệu mà ở việc thực hiện, rút kinh nghiệm và phát huy liên tục hiệu quả của
các phương pháp một cách không mệt mỏi.
Về việc tăng hiệu quả tiếp
xúc khách hàng thì ta cần tập trung vào 3 vấn đề:
1.
Tích cực sử dụng
các phương pháp và xu hướng tiếp xúc khách hàng mới, có hiệu quả cao như
website, blog, mạng xã hội, tiếp thị nhóm khách hàng. Tạo nhiều kênh thông tin
để khách hàng tiếp xúc với doanh nghiệp và sẽ tìm đến khi cần cung cấp dịch vụ.
2.
Thu thập, thống
kê đầy đủ các thông tin về khách hàng, từ đó định kỳ phân tích để cải tiến hơn
nữa hiệu quả việc tiếp xúc, cần ghi nhận các phản hồi, ý kiến khách hàng để có
những xử lý phù hợp và triệt để.
3.
Chú trọng cải
tiến liên tục chất lượng sản phẩm, dịch vụ để có cơ hội duy trì lượng khách
hàng hiện tại, thúc đẩy việc bán hàng thông qua giới thiệu của khách hàng và
nhóm khách hàng (WOM – Words of Mouth).
Làm thế nào đề có thể thu hồi hiệu quả,
nhanh chóng công nợ khách hàng? Đặng Thị Thủy, Kế toán trưởng
Công ty CP Tư vấn Thiết kế Xây dựng SAGEN
Trả lời:
Cách tốt nhất để thu hồi
công nợ hiệu quả là không để xầy ra việc phải nhắc nợ hay xảy ra tình trạng
công nợ quá hạn. Do đó, việc đầu tiên là phải có một nguyên tắc nghiêm ngặt và
đáng tin cậy đối với các công nợ (việc này ta có thể tham khảo từ cách thức thực
hiện của các ngân hàng). Các tiêu chuẩn cho nợ phải rõ ràng và đảm bảo. Khi tiến
hành thu nợ cần khéo léo và kiên trì, áp dụng nhiều phương pháp khác nhau trong
những thời điểm khác nhau. Cuối cùng thì yếu tố chất lượng cũng ảnh hưởng ít
nhiều đến công nợ, nhiều khi khách hàng không hài lòng cũng dẫn đến công nợ quá
hạn, do đó cũng cần nâng cao và cải tiến chất lượng dịch vụ thường xuyên, khi
đó thì khách hàng không có lý do gì để trì hoãn việc thanh toán.
Nguyễn Quốc Minh,
Chuyên gia Năng suất chất lượng,
Giám đốc Công ty CP Quốc Tế Minh Quân (IMQ
CORPORATION)
